BESTUUR
Artikel 1.
Elk jaar treden afwisselend bestuursleden, volgens een vooraf door het bestuur op te stellen rooster, af.
Dit rooster dient zodanig te zijn ingedeeld, dat de voorzitter en secretaris niet gelijktijdig aftreedbaar zijn en waarbij de periode waarop bestuursleden aftreedbaar zijn ten hoogste drie jaar is.
De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.
2.Met inachtneming van het gestelde bij artikel acht lid twee van de statuten wordt de voorzitter voor een periode van drie jaar gekozen.
3.Bij het ontstaan van één of meerdere tussentijdse vacatures in het bestuur wordt daarin voorzien op de eerstvolgende ledenvergadering.
4.Nieuw gekozen bestuursleden worden op het rooster van aftreding geplaatst op de plaats van het lid dat zij vervangen.
5.De periodieke bestuursverkiezing heeft plaats in de algemene vergadering welke in de eerste zes maanden van het verenigingsjaar wordt gehouden.
6.De bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om bij het beëindigen van hun functie en/of werkzaamheden voor de vereniging de onder hun berusting zijnde verenigingsstukken en/of eigendommen, bijgewerkt en in goede staat, binnen dertig dagen aan het bestuur af te dragen.
7..Bestuursleden kunnen alleen lid zijn van de Shih Tzu Club Nederland. Lidmaatschap van een andere rasvereniging voor de Shih Tzu is onverenigbaar met het vervullen van een bestuursfunctie, commissariaat, commissielid of enig andere functie binnen de Shih Tzu Club Nederland.
Het vervullen van een bestuursfunctie, commissariaat, commissielid of enig andere functie binnen een andere rasvereniging voor de Shih Tzu dande Shih Tzu Club Nederland is onverenigbaar met het lidmaatschap van de Shih Tzu Club Nederland.
BESLUITVORMING BESTUUR
Artikel 2.
1.Buiten de dagen waarop algemene vergaderingen plaatsvinden, komt het bestuur zo mogelijk ten minste vijfmaal per jaar bijeen; alle vergaderingen worden bijeengeroepen door de secretaris als bepaald in de laatstgehouden bestuursvergadering of op verzoek van tenminste twee bestuursleden.
2.In bestuursvergaderingen, waarin niet tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geen besluiten worden genomen.
Kunnen wel besluiten worden genomen, dan geschiedt dit met volstrekte meerderheid van stemmen der aanwezige bestuursleden, waarbij elk bestuurslid één stem uitbrengt; bij staking van stemmen geldt het voorstel als niet aanvaard.
3.De bestuursleden worden voor vergaderingen opgeroepen met inachtneming van een termijn van tenminste drie dagen; bij de oproeping worden de punten van behandeling bekend gemaakt.
Een vergadering, waarin alle bestuursleden aanwezig zijn, kan, mits met algemene stemmen, rechtsgeldig besluiten, ook al heeft geen oproeping plaats gevonden.
4.Na goedkeuring door het bestuur worden de notulen getekend door de voorzitter en de secretaris of hun plaatsvervangers.
Buiten vergaderingen kunnen schriftelijke besluiten worden genomen, mits met algemene stemmen van alle bestuursleden; dergelijke besluiten worden opgenomen in de notulen van de eerstvolgende bestuursvergadering.
5.In spoedeisende gevallen besluit het dagelijks bestuur. Van dergelijke besluiten dient het dagelijks bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering verantwoording af te leggen.
6.Mededelingen die van belang zijn voor de leden dienen opgenomen te worden in het periodiek te verschijnen verenigingsblad.
VOORZITTER
Artikel 3.
1.De voorzitter of zijn plaatsvervanger leidt de vergaderingen van het bestuur en leden en coördineert de werkzaamheden van de bestuursleden; hij regelt de volgorde van behandeling van de agendapunten ter vergadering af te doen en zorgt voor de handhaving van statuten en reglement.
2.Hij verleent het woord en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen. De voorzitter heeft het recht aanwezigen, die bij herhaling de goede orde verstoren, op die vergadering buiten te sluiten.
3.Het desbetreffende lid mag terstond in beroep gaan bij de vergadering waarop de uitsluiting van het betreffende lid in stemming wordt gebracht en waarbij de betreffende persoon het resultaat van die stemming buiten de vergadering dient af te wachten.
4.Hij ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van bestuur en vereniging.
SECRETARIS
Artikel 4.
1.De secretaris of plaatsvervanger voert en ondertekent de correspondentie van de Shih-Tzu Club Nederland in overeenstemming met de opvattingen en richtlijnen van het bestuur; van alle correspondentie houdt hij kopie.
2.Hij houdt de notulen der vergaderingen bij die doorlopend genummerd dienen te worden en die hij na goedkeuring door het bestuur of de algemene vergadering mee ondertekent.
3.Hij houdt een presentielijst bij van de aanwezigen op ledenvergaderingen, welke ieder der aanwezige leden op die vergadering verplicht is te tekenen.
4.Hij convoceert alle bestuurs- en ledenvergaderingen, behoudens het bepaalde in artikel 11 lid 2 van de statuten (bijeenroeping door verzoekers).
5.Jaarlijks stelt hij een verslag samen omtrent de toestand en activiteiten van de Shih-Tzu Club Nederland, dat na goedkeuring door het bestuur in de jaarvergadering aan de orde wordt gesteld.
PENNINGMEESTER
Artikel 5.
1.De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder zijn berusting zijnde geldmiddelen der vereniging. De invordering van te ontvangen gelden is hem opgedragen. De kosten van aanmaningen en invordering kunnen worden doorberekend.
De hoogte van de kosten van aanmaningen betreffende de door de leden jaarlijks verschuldigde contributie worden door het bestuur vastgesteld en vooraf aan de leden bekend gemaakt.
2.Voor het doen van uitgaven, de som van duizend gulden (f. 1.000,-)(= € 453.78 ) te boven gaande, en voor het aangaan van verbintenissen, die de vereniging voor een bedrag bovengenoemde som te boven gaande, kunnen verbinden, behoeft hij de goedkeuring van het bestuur.
3.Hij is belast met het behoorlijk bijhouden van een overzichtelijke boekhouding. Tevens houdt hij een gespecificeerde inventarislijst bij.
4.Hij overlegt op de jaarvergadering een balans, een volledige rekening en verantwoording over de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen jaar en een begroting voor het lopende verenigingsjaar, die de goedkeuring van de jaarvergadering behoeft.
COMMISSIE VAN ONDERZOEK (KASCOMMISSIE)
Artikel 6.
1.De jaarvergadering benoemt jaarlijks een commissie van tenminste drie leden, als omschreven in artikel 10 lid 2 van de statuten.
De leden van deze commissie, aangeduid als de kascommissie, mogen geen deel uitmaken van het bestuur, het derde lid wordt benoemd als reservewiel van de kascommissie.
2.Telkenjare treedt het langstzittende lid van de kascommissie af en wordt vervangen door het reservewiel, waarna een nieuw reservewiel door de leden dient te worden gekozen.
3.De kascommissie is ten behoeve van de volgende jaarvergadering belast met het onderzoek van de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan die volgende jaarvergadering verslag uit van haar bevindingen.
4.Vereist het onderzoek van de rekening en verantwoording bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan de commissie zich door een deskundige doen bijstaan.
De bevindingen van een deskundige dienen op schrift te worden gesteld en dienen in de ledenvergadering ter inzage te liggen.
5.Het bestuur is verplicht aan de commissie van onderzoek alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden der vereniging te geven.
6.De last van de kascommissie kan te allen tijde door de algemene vergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere commissie.
7.De kascommissie brengt bij monde van een hunner verslag uit aan de algemene ledenvergadering en de goedkeuring daarvan door deze algemene ledenvergadering wordt beschouwd als décharge van het bestuur over het beheer gedurende het afgelopen boek-/verenigingsjaar.
Bij afwezigheid van de leden van de kascommissie in de jaarvergadering, dient een schriftelijke verklaring, ondertekend door de leden van de kascommissie, ter beschikking van de jaarvergadering te zijn. Deze verklaring dient een voorstel tot décharge van het bestuur over het beheer gedurende het afgelopen boek-/verenigingsjaar te bevatten. Goedkeuring van dit schriftelijke verslag door de jaarvergadering dient als décharge van het bestuur over het beheer gedurende het afgelopen boek-/verenigingsjaar.
LIDMAATSCHAP EN CONTRIBUTIE
Artikel 7.
1.De namen van degenen die schriftelijk verzoeken lid/gezinslid te worden van de Shih-Tzu Club Nederland, worden gepubliceerd nadat entreegelden en contributiegelden door de penningmeester zijn ontvangen. Deze verzoekers worden aangemerkt als aspirant-leden.
2.Indien binnen veertien dagen na verschijnen van het verenigingsblad geen met redenen omklede schriftelijke bezwaren zijn ingediend bij de secretaris, dan zijn de opgenomen aspirant-leden een maand na verschijnen van het verenigingsblad als lid aangenomen, tenzij een aspirant-lid van het bestuur bericht ontvangt dat tegen het lidmaatschap bezwaren zijn binnengekomen en het bestuur in een bestuursvergadering nog een besluit dient te nemen over het lidmaatschap.
3.Bij niet aanneming van een lid vindt restitutie plaats van reeds betaalde entree- en contributiegelden.
4.Er worden geen leden aangenomen die niet vermeld zijn geweest in het verenigingsblad.
5.Gezinsleden zijn natuurlijke personen, deel uitmakende van het gezin en woonachtig op het zelfde adres als één der leden.
Artikel 8.
1.Leden die hun lidmaatschap wensen te beëindigen, moeten hiervan uiterlijk vóór één december van het lopende verenigingsjaar schriftelijk kennis geven aan het secretariaat. Heeft opzegging niet voor die datum plaatsgevonden, dan is men verplicht de contributie voor het volgende jaar te voldoen.
2.Bij beëindiging van het lidmaatschap van een gewoon lid kan het gezinslid op eigen verzoek als lid worden aangenomen.
Artikel 9.
Zij, die ná één juli als gewoon lid zijn aangenomen. betalen voor het lopende jaar, naast het entreegeld, de helft van de jaarlijkse contributie, mits zij gelijktijdig de jaarcontributie voor het volgende verenigingsjaar betalen.
Artikel 10.
1.Leden, gezinsleden of donateurs die hun contributie voor het lopende verenigingsjaar op één april van het jaar nog niet hebben betaald, zullen geacht worden op die datum hun lidmaatschap te hebben beëindigd.
2.De penningmeester is verplicht het lid, gezinslid of donateur bij niet betaling van de contributie vóór 31 januari, in de eerste twee weken van februari schriftelijk daarop te wijzen. Zo nodig wordt deze aanmaning in de eerste twee weken van maart herhaald, met daarin opgenomen de mededeling dat de bij vooruitbetaling verschuldigde contributie nog niet door de penningmeester is ontvangen en dat bij niet betaling vóór één april, het lidmaatschap van het betreffende lid komt te vervallen.
3.Een aldus vervallen lidmaatschap kan pas weer worden aangegaan als de aanvrager van het lidmaatschap alle achterstallige bedragen heeft aangezuiverd.
4.Contributiebetalingen worden als contributiebetaling door de penningmeester ingeboekt als het lid geen andere achterstallige bedragen (zoals bijvoorbeeld inschrijfgelden) dient aan te zuiveren.
5.De contributies worden als verplichte brengschuld door de leden aan de vereniging beschouwd en ingesteld, zodat een aanmaning per aangetekend schrijven achterwege kan blijven.
6.Leden die achterstallige betalingen dienen aan te zuiveren, donateurs en gezinsleden ontvangen geen verenigingsblad, convocaties of clubmededelingen.
7.Zij, die opgehouden hebben lid van de vereniging te zijn, kunnen nimmer enige aanspraak op haar bezittingen maken
VERGADERINGEN
Artikel 11.
Ieder gewoon lid en erelid heeft het recht van introductie voor bijeenkomsten na goedkeuring door de voorzitter. Dit geldt niet voor de jaarvergaderingen. Evenwel mag niet meer dan één keer per jaar dezelfde persoon geïntroduceerd worden.
Hij, die gebruik maakt van dit recht neemt alle verplichtingen ten opzichte van de geïntroduceerde op zich, als gelden deze hem zelf.
Artikel 12.
a.Voorstellen aan de ledenvergadering, mits ondertekend door tenminste 15 stemgerechtigde hoofdleden, worden op de agenda van de eerstvolgende ledenvergadering vermeld indien zij tenminste zestig dagen (datum poststempel) vóór die ledenvergadering schriftelijk zijn ingediend bij het bestuur.
b.Elk lid heeft het recht, staande de vergadering voorstellen of moties in te dienen. Deze worden na toelichting van de voorsteller of indiener alleen dan op de agenda geplaatst van de volgende vergadering, indien de vergadering zich ervoor verklaart. Beslissingen kunnen niet genomen worden over de voorstellen welke niet op de agenda vermeld zijn.
FOKKERIJBEPALINGEN
Artikel 13.
1.Ter ondersteuning van het doel van de vereniging zijn de leden gehouden slechts dan te fokken als de ouderdieren voldoen aan de volgende voorwaarden:
a.ouderdieren dienen gezond te zijn; bij twijfel dient men een dierenarts te raadplegen;
b.ouderdieren dienen in het bezit te zijn van een erkende stamboom, opdat de pups eveneens erkende stambomen kunnen verkrijgen;
c.de ouderdieren dienen, alvorens zij voor de fokkerij worden ingezet, tenminste tweemaal te worden uitgebracht op twee Kampioenschapstentoonstellingen of op een Kampioenschapstentoonstelling en één clubmatch van de rasvereniging binnen Nederland of binnen het land van vestiging van de eigenaar van het ouderdier.
Een teef mag op de datum van de dekking niet jonger zijn dan zestien maanden. Een teef die haar eerste nest zal krijgen, mag niet gedekt worden na de dag waarop zij tweeënzeventig maanden oud is geworden. Een teef mag niet gedekt worden na de dag waarop zij zesennegentig maanden oud is geworden.Een teef mag slechts twee nesten in de periode van vierentwintig maanden voortbrengen, met dien verstande dat de periode tussen de dekking voor het eerste nest en de dekking voor het daarop volgende tweede nest tenminste tien maanden moet bedragen. De periode van vierentwintig maanden start op de datum waarop de dekking voor het eerste van de twee binnen deze periode geboren nesten heeft plaatsgevonden.Het is niet toegestaan dat een teef gedurende haar leven meer dan vijf nesten voortbrengt.
2.Het lid dat zijn honden inzet voor de fokkerij dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
a.hij mag niet in strijd handelen met de voorschriften en bepalingen van de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland (hierna te noemen Raad van Beheer) en zal meewerken aan de controle van de rasvereniging op de naleving van deze regels en bepalingen en het bepaalde in art. 2 lid 1 van de Statuten van de Shih Tzu Club Nederland ;
b.hij dient die voorwaarden te scheppen, die optimale verzorging bieden aan het ouderdier en de pups. De karaktervorming van de pups dient positief te worden gestimuleerd;
c.hij dient de aanstaande eigenaren van de pups zo volledig mogelijk te informeren over karakter, voeding en verzorging van de Shih-Tzu pup. Hij dient de aanstaande eigenaar van een Shih-Tzu te wijzen op zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van deze Shih-Tzu als toekomstig huisgenoot. Hij dient zich ervan te overtuigen dat de nieuwe eigenaar die voorwaarden wil scheppen, waarbij de Shih-Tzu kan uitgroeien tot een goede huisgenoot. De nieuwe eigenaar dient te weten dat bij vragen of problemen hij zich allereerst tot de fokker dient te wenden;
d.hij dient ervoor zorg te dragen, dat de Shih-Tzu bij afgifte voorzien is van een tatoeagenummer. Verder dient hij ervoor zorg te dragen dat de Shih-Tzu de nodige vaccinaties heeft ontvangen, overeenkomstig het af te geven entingsbewijs, waarin de hierin vermelde termijnen van hervaccinatie niet mogen zijn overschreden. Hij dient dan pas een Shih-Tzu af te geven indien deze vrij is van wormen en andere parasieten (o.a. vlooien);
e.hij is verplicht als (om welke reden dan ook) geen stamboom voor de pup wordt aangevraagd dit de aanstaande eigenaar mede te delen met vermelding van de reden;
f.hij is verplicht indien de Shih-Tzu duidelijk afwijkt van de rasstandaard de aanstaande eigenaar hiervan op de hoogte te stellen.
g.Hij is verplicht opgave te doen van elk door hem gefokt nest ook indien deze niet voldoet aan de bepalingen als vermeld in dit artikel. Hiertoe zal hij aan een door het bestuur gekozen vertegenwoordiger binnen een week na ontvangst een kopie van de achterzijde van de geboorteaangifte die hij ontvangt van de Raad van Beheer toezenden. Indien deze niet door de Raad van Beheer verstrekt wordt zal hij melding maken middels een door de rasvereniging verstrekt formulier. Tevens dienen meegezonden te worden indien een of beide ouderdieren geboren zijn NA 01-01-2009, bewijzen van deelname als gesteld in lid 1 sub c van dit artikel.
h.De ontvangen informatie zal vertrouwelijk worden behandeld en niet ter beschikking van derden worden gesteld in enige vorm. Het bestuur zal jaarlijks in algemene zin verslag doen aan de Ledenvergadering. Dit verslag zal voorafgaand aan de Ledenvergadering inhoudelijk getoetst worden door een vertrouwenscommissie bestaande uit drie leden, waarvan de leden jaarlijks gekozen worden door de Ledenvergadering en waarbij de gekozen leden geen bestuursfunctie vervullen. Hiertoe zal het bestuur aan de commissie alle relevante informatie verschaffen. Met betrekking tot de hen ter beschikking gestelde inhoudelijke informatie zijn de leden van deze commissie tot geheimhouding verplicht.
i.Bij de eerste en tweede constatering dat een lid in strijd met het bepaalde in dit artikel een nest gefokt heeft of verzuimd heeft opgave te doen of onjuiste gegevens heeft verstrekt, zal hij schriftelijk gewaarschuwd worden. Daarbij zal bij de eerste waarschuwing een boete opgelegd worden van 25 euro en bij de tweede waarschuwing een boete van 50 euro. Bij een derde overtreding binnen een periode van 24 maanden zal het lid het lopende en volgende verenigingsjaar geschorst worden. Indien een lid na deze schorsing wederom in strijd handelt met het bepaalde in dit artikel of indien geconstateerd wordt dat het lid meermaals in strijd handelt met het bepaalde in dit artikel, kan het bestuur besluiten dit lid het lidmaatschap te ontnemen.
j.Tegen de in art.13 lid 2 sub i genoemde waarschuwingen en schorsing kan door het lid schriftelijk en omkleed met redenen bezwaar worden gemaakt bij het bestuur. Het bestuur zal dit bezwaar in de eerstvolgende bestuursvergadering behandelen en het lid schriftelijk van haar besluit op de hoogte stellen. Tegen dit besluit staat voor het lid beroep open bij de vertrouwenscommissie welke de zaak inhoudelijk zal beoordelen en het bestuursbesluit zal toetsen aan de hand van de geldende regels. Tijdens de behandeling zal het lid, alsmede een lid van het bestuur, de mogelijkheid worden geboden mondeling zijn zaak toe te lichten. Het lid dient hiertoe uiterlijk vier weken voor de Ledenvergadering schriftelijk een verzoek in te dienen bij de secretaris. De uitspraak van de commissie is bindend voor het lid en het bestuur.
PUPINFORMATIELIJST
Artikel 14.
1.De Shih-Tzu Club Nederland kent een pupinformatielijst, waarop af te geven pups en jonge Shih-Tzu van leden, geplaatst kunnen worden.
2.Leden die pups op deze lijst geplaatst wensen, dienen het volgende in acht te nemen:
a.opgave van de pups dient te geschieden via een volledig en ondertekend opgaveformulier, volgens een door het bestuur vastgesteld model;
b.de verschuldigde bijdrage voor opname op de pupinformatielijst, zoals deze is vastgesteld door de ledenvergadering, dient door de penningmeester te zijn ontvangen;
c.alle daarvoor in aanmerking komende nesten dienen te worden opgegeven ongeacht het adres waar zij verblijven. Indien een nest niet op het adres van de fokker aanwezig is dient dit bij opgave te worden gemeld onder vermelding van het adres waar de pups zich bevinden. Indien zich op dat adres nest(en) bevinden die niet voldoen aan de eisen voor pupbemiddeling, vervalt het recht op pupbemiddeling voor alle op dat adres aanwezige nesten. Bij onvoorziene omstandigheden of overmacht kan hiervoor tijdelijk dispensatie worden gevraagd bij het bestuur. Hiertoe dient een schriftelijk verzoek ingediend te worden bij de secretaris;
d.het bestuur is gerechtigd een onderzoek in te stellen;
e.men dient minimaal één jaar lid van de vereniging te zijn.
f.de ouderdieren dienen tenminste tweemaal te zijn uitgebracht op een Kampioenschapstentoonstelling of op een Kampioenschapstentoonstelling en een clubmatch van de Rasvereniging waarbij door de teven minimaal twee maal de kwalificatie zeer goed dient te zijn behaald en door de reuen twee maal de kwalificatie uitmuntend
3.Leden dienen na afgifte van de pups die zijn opgenomen op de pupinformatielijst hiervan direct melding te doen op het adres van degene die de pupinformatielijst beheert.
4.Bij niet plaatsing op de pupinformatielijst dient het bestuur de reden hiervan aan de verzoeker op te geven.
5.Leden, wier pups niet in aanmerking komen voor plaatsing op de pupinformatielijst, kunnen tegen deze beslissing in beroep gaan bij de ledenvergadering.
Artikel 15.
a.De door de Shih-Tzu Club Nederland aan derden te verstrekken informatie betreffende af te geven pups zal zich beperken tot het doorgeven van adressen. Met inachtneming van het in artikel 13 van dit reglement bepaalde zijn de voorwaarden waaronder Shih-Tzu worden afgegeven strikt een zaak tussen fokker en aanstaande eigenaar.
b. CLUBFOKKER
ADVERTENTIEBEPALINGEN
Artikel 15a
1.In het periodiek verschijnende verenigingsblad is het de leden niet toegestaan de prijzen van dekkingen en/of aankoopprijzen van pups op te nemen.
2.Het is de leden niet toegestaan, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van het bestuur, te adverteren met of te refereren aan de rasvereniging, ongeacht vorm of wijze.
3.In de advertentie Amor-Kontakten (dekreuenlijst in ons clubblad) kunnen slechts reuen worden opgenomen die beantwoorden aan dezelfde eisen als de ouderdieren inzake pupbemiddeling.
VERANTWOORDING COMMISSIES
Artikel 16 .
1.Het bestuur kan onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde bestuurstaken doen uitvoeren door commissie, die daartoe door het bestuur worden benoemd.
2.Het bestuur draagt ten opzichte van de ledenvergadering de volledige verantwoordelijkheid voor wat betreft alle door haar ingestelde commissies.
3.Het bestuur heeft de plicht die maatregelen te nemen die voor een goed functioneren van deze commissies noodzakelijk zijn. Verslag van de werkzaamheden van commissies dient in het verslag als bedoeld in artikel vier lid vijf van dit reglement te worden opgenomen.
WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel l7.
Tot wijziging van dit reglement kan alleen worden besloten in een algemene vergadering net tenminste tweederde der geldig uitgebrachte stemmen.
De goedkeuring van de Raad van Beheer is voor deze wijziging vereist.
SLOTBEPALING
Artikel 18.
In gevallen waarin dit reglement niet mocht voorzien of bij enig geschil over de toepassing hiervan, beslist in spoedeisende gevallen het bestuur, in andere gevallen de algemene vergadering
Deze aangepaste versie van het Huishoudelijk Reglement is goedgekeurd door de Raad van Beheer op 8 november 2010.
