Huishoudelijk Reglement 2017-07-20T20:42:03+00:00

Huishoudelijk Reglement

shih-tzu-club-nederland-custom_645

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

BESTUUR
Artikel 1.
1.
Elk jaar treden afwisselend bestuursleden, volgens een vooraf door het bestuur op te stellen rooster, af.
Dit rooster dient zodanig te zijn ingedeeld, dat de voorzitter en secretaris niet gelijktijdig aftreedbaar zijn en waarbij de periode waarop bestuursleden aftreedbaar zijn ten hoogste drie jaar is. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.
2.Met inachtneming van het gestelde bij artikel acht lid twee van de statuten wordt de voorzitter voor een periode van drie jaar gekozen.
3.Bij het ontstaan van één of meerdere tussentijdse vacatures in het bestuur wordt daarin voorzien op de eerstvolgende ledenvergadering.
4.Nieuw gekozen bestuursleden worden op het rooster van aftreding geplaatst op de plaats van het lid dat zij vervangen.
5.De periodieke bestuursverkiezing heeft plaats in de algemene vergadering welke in de eerste zes maanden van het verenigingsjaar wordt gehouden.
6.De bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om bij het beëindigen van hun functie en/of werkzaamheden voor de vereniging de onder hun berusting zijnde verenigingsstukken en/of eigendommen, bijgewerkt en in goede staat, binnen dertig dagen aan het bestuur af te dragen.

BESLUITVORMING BESTUUR
Artikel 2.
1.Buiten de dagen waarop algemene vergaderingen plaatsvinden, komt het bestuur zo mogelijk ten minste vijfmaal per jaar bijeen; alle vergaderingen worden bijeengeroepen door de secretaris als bepaald in de laatstgehouden bestuursvergadering of op verzoek van tenminste twee bestuursleden.
2.In bestuursvergaderingen, waarin niet tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geen besluiten worden genomen.
Kunnen wel besluiten worden genomen, dan geschiedt dit met volstrekte meerderheid van stemmen der aanwezige bestuursleden, waarbij elk bestuurslid één stem uitbrengt; bij staking van stemmen geldt het voorstel als niet aanvaard.
3.De bestuursleden worden voor vergaderingen opgeroepen met inachtneming van een termijn van tenminste drie dagen; bij de oproeping worden de punten van behandeling bekend gemaakt.
Een vergadering, waarin alle bestuursleden aanwezig zijn, kan, mits met algemene stemmen, rechtsgeldig besluiten, ook al heeft geen oproeping plaats gevonden.
4.Na goedkeuring door het bestuur worden de notulen getekend door de voorzitter en de secretaris of hun plaatsvervangers.
Buiten vergaderingen kunnen schriftelijke besluiten worden genomen, mits met algemene stemmen van alle bestuursleden; dergelijke besluiten worden opgenomen in de notulen van de eerstvolgende bestuursvergadering.
5.In spoedeisende gevallen besluit het dagelijks bestuur. Van dergelijke besluiten dient het dagelijks bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering verantwoording af te leggen.
6.Mededelingen die van belang zijn voor de leden dienen opgenomen te worden in het periodiek te verschijnen verenigingsblad.

VOORZITTER
Artikel 3.
1.De voorzitter of zijn plaatsvervanger leidt de vergaderingen van het bestuur en leden en coördineert de werkzaamheden van de bestuursleden; hij regelt de volgorde van behandeling van de agendapunten ter vergadering af te doen en zorgt voor de handhaving van statuten en reglement.
2.Hij verleent het woord en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen. De voorzitter heeft het recht aanwezigen, die bij herhaling de goede orde verstoren, op die vergadering buiten te sluiten.
3.Het desbetreffende lid mag terstond in beroep gaan bij de vergadering waarop de uitsluiting van het betreffende lid in stemming wordt gebracht en waarbij de betreffende persoon het resultaat van die stemming buiten de vergadering dient af te wachten.
4.Hij ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van bestuur en vereniging.

SECRETARIS
Artikel 4.
1.De secretaris of plaatsvervanger voert en ondertekent de correspondentie van de Shih-Tzu Club Nederland in overeenstemming met de opvattingen en richtlijnen van het bestuur; van alle correspondentie houdt hij kopie.
2.Hij houdt de notulen der vergaderingen bij die doorlopend genummerd dienen te worden en die hij na goedkeuring door het bestuur of de algemene vergadering mee ondertekent.
3.Hij houdt een presentielijst bij van de aanwezigen op ledenvergaderingen, welke ieder der aanwezige leden op die vergadering verplicht is te tekenen.
4.Hij convoceert alle bestuurs- en ledenvergaderingen, behoudens het bepaalde in artikel 11 lid 2 van de statuten (bijeenroeping door verzoekers).
5.Jaarlijks stelt hij een verslag samen omtrent de toestand en activiteiten van de Shih-Tzu Club Nederland, dat na goedkeuring door het bestuur in de jaarvergadering aan de orde wordt gesteld.

PENNINGMEESTER
Artikel 5.
1.De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder zijn berusting zijnde geldmiddelen der vereniging. De invordering van te ontvangen gelden is hem opgedragen. De kosten van aanmaningen en invordering kunnen worden doorberekend.
De hoogte van de kosten van aanmaningen betreffende de door de leden jaarlijks verschuldigde contributie worden door het bestuur vastgesteld en vooraf aan de leden bekend gemaakt.
2.Voor het doen van uitgaven, de som van duizend gulden (f. 1.000,-)(= € 453.78 ) te boven gaande, en voor het aangaan van verbintenissen, die de vereniging voor een bedrag bovengenoemde som te boven gaande, kunnen verbinden, behoeft hij de goedkeuring van het bestuur.
3.Hij is belast met het behoorlijk bijhouden van een overzichtelijke boekhouding. Tevens houdt hij een gespecificeerde inventarislijst bij.
4.Hij overlegt op de jaarvergadering een balans, een volledige rekening en verantwoording over de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen jaar en een begroting voor het lopende verenigingsjaar, die de goedkeuring van de jaarvergadering behoeft.

COMMISSIE VAN ONDERZOEK (KASCOMMISSIE)
Artikel 6.
1.De jaarvergadering benoemt jaarlijks een commissie van tenminste drie leden, als omschreven in artikel 10 lid 2 van de statuten.
De leden van deze commissie, aangeduid als de kascommissie, mogen geen deel uitmaken van het bestuur, het derde lid wordt benoemd als reservewiel van de kascommissie.
2.Telkenjare treedt het langstzittende lid van de kascommissie af en wordt vervangen door het reservewiel, waarna een nieuw reservewiel door de leden dient te worden gekozen.
3.De kascommissie is ten behoeve van de volgende jaarvergadering belast met het onderzoek van de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan die volgende jaarvergadering verslag uit van haar bevindingen.
4.Vereist het onderzoek van de rekening en verantwoording bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan de commissie zich door een deskundige doen bijstaan.
De bevindingen van een deskundige dienen op schrift te worden gesteld en dienen in de ledenvergadering ter inzage te liggen.
5.Het bestuur is verplicht aan de commissie van onderzoek alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden der vereniging te geven.
6.De last van de kascommissie kan te allen tijde door de algemene vergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere commissie.
7.De kascommissie brengt bij monde van een hunner verslag uit aan de algemene ledenvergadering en de goedkeuring daarvan door deze algemene ledenvergadering wordt beschouwd als décharge van het bestuur over het beheer gedurende het afgelopen boek-/verenigingsjaar.
Bij afwezigheid van de leden van de kascommissie in de jaarvergadering, dient een schriftelijke verklaring, ondertekend door de leden van de kascommissie, ter beschikking van de jaarvergadering te zijn. Deze verklaring dient een voorstel tot décharge van het bestuur over het beheer gedurende het afgelopen boek-/verenigingsjaar te bevatten. Goedkeuring van dit schriftelijke verslag door de jaarvergadering dient als décharge van het bestuur over het beheer gedurende het afgelopen boek-/verenigingsjaar.

LIDMAATSCHAP EN CONTRIBUTIE
Artikel 7.
1.De namen van degenen die schriftelijk verzoeken lid/gezinslid te worden van de Shih-Tzu Club Nederland, worden gepubliceerd nadat entreegelden en contributiegelden door de penningmeester zijn ontvangen. Deze verzoekers worden aangemerkt als aspirant-leden.
2.Indien binnen veertien dagen na verschijnen van het verenigingsblad geen met redenen omklede schriftelijke bezwaren zijn ingediend bij de secretaris, dan zijn de opgenomen aspirant-leden een maand na verschijnen van het verenigingsblad als lid aangenomen, tenzij een aspirant-lid van het bestuur bericht ontvangt dat tegen het lidmaatschap bezwaren zijn binnengekomen en het bestuur in een bestuursvergadering nog een besluit dient te nemen over het lidmaatschap.
3.Bij niet aanneming van een lid vindt restitutie plaats van reeds betaalde entree- en contributiegelden.
4.Er worden geen leden aangenomen die niet vermeld zijn geweest in het verenigingsblad.
5.Gezinsleden zijn natuurlijke personen, deel uitmakende van het gezin en woonachtig op het zelfde adres als één der leden.
6.Door middel van het lidmaatschap van de Shih Tzu Club Nederland geeft het lid/gezinslid automatisch toestemming tot het publiceren van uitslagen op de STCN website en/of STCN Facebook pagina’s en foto’s waarop het lid/gezinslid en/of zijn/haar honden herkenbaar cq. zichtbaar zijn.

Artikel 8.
1.Leden die hun lidmaatschap wensen te beëindigen, moeten hiervan uiterlijk vóór één december van het lopende verenigingsjaar schriftelijk kennis geven aan het secretariaat. Heeft opzegging niet voor die datum plaatsgevonden, dan is men verplicht de contributie voor het volgende jaar te voldoen.
2.Bij beëindiging van het lidmaatschap van een gewoon lid kan het gezinslid op eigen verzoek als lid worden aangenomen.

Artikel 9.
Zij, die ná één juli als gewoon lid zijn aangenomen. betalen voor het lopende jaar, naast het entreegeld, de helft van de jaarlijkse contributie, mits zij gelijktijdig de jaarcontributie voor het volgende verenigingsjaar betalen.

Artikel 10.
1.Leden, gezinsleden of donateurs die hun contributie voor het lopende verenigingsjaar op één april van het jaar nog niet hebben betaald, zullen geacht worden op die datum hun lidmaatschap te hebben beëindigd.
2.De penningmeester is verplicht het lid, gezinslid of donateur bij niet betaling van de contributie vóór 31 januari, in de eerste twee weken van februari schriftelijk daarop te wijzen. Zo nodig wordt deze aanmaning in de eerste twee weken van maart herhaald, met daarin opgenomen de mededeling dat de bij vooruitbetaling verschuldigde contributie nog niet door de penningmeester is ontvangenen dat bij niet betaling vóór één april, het lidmaatschap van het betreffende lid komt te vervallen.
3.Een aldus vervallen lidmaatschap kan pas weer worden aangegaan als de aanvrager van het lidmaatschap alle achterstallige bedragen heeft aangezuiverd
4.Contributiebetalingen worden als contributiebetaling door de penningmeester ingeboekt als het lid geen andere achterstallige bedragen (zoals bijvoorbeeld inschrijfgelden) dient aan te zuiveren.
5.De contributies worden als verplichte brengschuld door de leden aan de vereniging beschouwd en ingesteld, zodat een aanmaning per aangetekend schrijven achterwege kan blijven.
6.Leden die achterstallige betalingen dienen aan te zuiveren, donateurs en gezinsleden ontvangen geen verenigingsblad, convocaties of clubmededelingen.
7.Zij, die opgehouden hebben lid van de vereniging te zijn, kunnen nimmer enige aanspraak op haar bezittingen maken

VERGADERINGEN
Artikel 11.
Ieder gewoon lid en erelid heeft het recht van introductie voor bijeenkomsten na goedkeuring door de voorzitter. Dit geldt niet voorde jaarvergaderingen. Evenwel mag niet meer dan één keer per jaar dezelfde persoon geïntroduceerd worden.
Hij, die gebruik maakt van dit recht neemt alle verplichtingen ten opzichte van de geïntroduceerde op zich, als gelden deze hem zelf.

Artikel 12.
a.Voorstellen aan de ledenvergadering, mits ondertekend door tenminste 15 stemgerechtigde hoofdleden, worden op de agenda van de eerstvolgende ledenvergadering vermeld indien zij tenminste zestig dagen (datum poststempel) vóór die ledenvergadering schriftelijk zijn ingediend bij het bestuur.
b.Elk lid heeft het recht, staande de vergadering voorstellen of moties in te dienen. Deze worden na toelichting van de voorsteller of indiener alleen dan op de agenda geplaatst van de volgende vergadering, indien de vergadering zich ervoor verklaart. Beslissingen kunnen niet genomen worden over de voorstellen welke niet op de agenda vermeld zijn.

Artikel 13.
1.Ter ondersteuning van het doel van de vereniging zijn de leden gehouden slechts dan te fokken als de ouderdieren voldoen aan de volgende voorwaarden:
a.Ouderdieren dienen gezond te zijn; bij twijfel dient men een dierenarts te raadplegen.
b.Ouderdieren dienen in het bezit te zijn van een erkende stamboom, opdat de pups eveneens erkende stambomen kunnen verkrijgen.
c.Ouderdieren dienen te voldoen aan de bepalingen als vastgelegd in het Verenigingsfokreglement(VFR) en voorts dienen alle door de Raad van Beheer in het Basis Reglement Welzijn en Gezondheid (Kyn. Reglement Hfdst. VIII) vastgelegde bepalingen ten aanzien van het welzijn van de ouderdieren te worden nageleefd.
d.Bij het inzetten van een dekreu uit het buitenland dient de reu te voldoen aan de fokkerij eisen die in dat land gelden bij de rasvereniging of de nationale kennel club. Wanneer een land geen fokeis stelt, geldt de regel tweemaal een ZG behaald op een nationale CAC of internationale CAC/CACIB tentoonstelling. Voor honden afkomstig uit landen waar geen kwalificaties gegeven worden beslist het bestuur op basis van de aangedragen gegevens, afbeeldingen en/of rapporten van de betreffende hond.
e.Wanneer een drachtige teef wordt geïmporteerd, gelden dezelfde regels als uiteengezet in sub d. met betrekking tot beide ouderdieren van de toekomstige pups.

2.Het lid dat zijn honden inzet voor de fokkerij dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
a.hij mag niet in strijd handelen met de voorschriften en bepalingen van de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland (hierna te noemen Raad van Beheer) en zal meewerken aan de controle van de rasvereniging op de naleving van deze regels en bepalingen en het bepaalde in art. 2 lid 1 van de Statuten van de Shih Tzu Club Nederland ;
b.hij dient die voorwaarden te scheppen, die optimale verzorging bieden aan het ouderdier en de pups. De karaktervorming van de pups dient positief te worden gestimuleerd;
c.hij dient de aanstaande eigenaren van de pups zo volledig mogelijk te informeren over karakter, voeding en verzorging van de Shih-Tzu pup. Hij dient de aanstaande eigenaar van een Shih-Tzu te wijzen op zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van deze Shih-Tzu als toekomstig huisgenoot. Hij dient zich ervan te overtuigen dat de nieuwe eigenaar die voorwaarden wil scheppen, waarbij de Shih-Tzu kan uitgroeien tot een goede huisgenoot. De nieuwe eigenaar dient te weten dat bij vragen of problemen hij zich allereerst tot de fokker dient te wenden; Fokker en koper maken gebruik van – en verklaren zich akkoord met een koopcontract conform het door de rasvereniging opgestelde format van welke bepalingen niet afgeweken mag worden tenzij er een uitdrukkelijke keuzemogelijkheid is aangegeven. De fokker kan dit format aanvullen met specifieke bepalingen mits deze niet strijdig zijn met de aangegeven bepalingen, het Nederlands recht of andere door de Raad van Beheer of de rasvereniging opgestelde regels;
d.hij dient ervoor zorg te dragen, dat de Shih-Tzu pup bij afgifte voorzien is van een chip ingebracht door een medewerker van de Raad van Beheer. Verder dient hij ervoor zorg te dragen dat de Shih-Tzu de nodige vaccinaties heeft ontvangen die zijn vastgelegd in het EU Dierenpaspoort, waarbij de hierin vermelde termijnen van hervaccinatie niet mogen zijn overschreden. Hij dient dan pas een Shih-Tzu af te geven indien deze vrij is van wormen en andere parasieten (o.a. vlooien);
e.hij is verplicht als (om welke reden dan ook) geen stamboom voor de pup wordt aangevraagd dit de aanstaande eigenaar mede te delen met vermelding van de reden;
f.hij is verplicht indien de Shih-Tzu duidelijk afwijkt van de rasstandaard de aanstaande eigenaar hiervan op de hoogte te stellen.

FOKKERS- EN PUPINFORMATIELIJST
Artikel 14.
1.De Shih-Tzu Club Nederland publiceert op haar website een lijst van aangesloten fokkers, waarop in voorkomend geval ook af te geven pups en jonge Shih-Tzu geplaatst kunnen worden.
2.Leden die op deze lijst geplaatst wensen te worden dienen het volgende in acht te nemen:

a.men dient minimaal één jaar lid van de vereniging te zijn en zich in dat jaar te hebben gehouden aan de voorschriften van de fokkerijbepalingen en het VFR van de STCN.
b.men dient bij voorkeur in het bezit te zijn van een geldige kennelregistratie bij de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland;
c.de verschuldigde jaarlijkse bijdrage voor vermelding op de fokkers- en pupinformatielijst, zoals deze is vastgesteld door de ledenvergadering, dient door de penningmeester te zijn ontvangen;
d.de ouderdieren dienen te voldoen aan de eisen van het VFR.
e.opgave van de pups dient te geschieden via een volledig ingevuld en ondertekend opgaveformulier, volgens een door het bestuur vastgesteld model;
f.alle daarvoor in aanmerking komende nesten dienen te worden opgegeven ongeacht het adres waar zij verblijven. Indien een nest niet op het adres van de fokker aanwezig is dient dit bij opgave te worden gemeld onder vermelding van het adres waar de pups zich bevinden. Indien zich op dat adres nest(en) bevinden die niet voldoen aan de eisen voor pupinformatie, vervalt het recht op pupinformatie voor alle op dat adres aanwezige nesten. Bij onvoorziene omstandigheden of overmacht kan hiervoor tijdelijk dispensatie worden gevraagd bij het bestuur. Hiertoe dient een schriftelijk verzoek ingediend te worden bij de secretaris;
g.het bestuur is gerechtigd een onderzoek in te stellen.Leden dienen zodra de pups zijn verkocht hiervan direct melding te doen bij degene die de pupinformatielijst beheert.

4.Bij niet plaatsing op de pupinformatielijst dient het bestuur de reden hiervan aan de verzoeker op te geven.
5.Leden, wier pups niet in aanmerking komen voor plaatsing op de pupinformatielijst, kunnen tegen deze beslissing in beroep gaan bij de ledenvergadering.

Artikel 15.
De door de Shih-Tzu Club Nederland aan derden te verstrekken informatie betreffende af te geven pups zal zich beperken tot het doorgeven van adressen en /of websites. Met inachtneming van het in artikel 13 van dit reglement bepaalde zijn de voorwaarden waaronder Shih-Tzu worden afgegeven strikt een zaak tussen fokker en aanstaande eigenaar.

ADVERTENTIEBEPALINGEN
Artikel 15.
1.Het is de leden niet toegestaan te adverteren met de prijzen van dekkingen noch met verkoopprijzen van pups.
2.Het is leden niet toegestaan te adverteren met of te refereren aan de rasvereniging, ongeacht vorm of wijze. Uitzondering hierop is het refereren aan het lidmaatschap van de rasvereniging op de eigen website van de fokker.
3.In de advertentie Amor-Kontakten (dekreuenlijst in ons clubblad) kunnen slechts reuen worden opgenomen die beantwoorden aan de eisen van het VFR.
4.Het is leden niet toegestaan honden te koop aan te bieden via niet kynologische media (zoals bijv websites als. Marktplaats of niet kynologische kranten en periodieken).

VERANTWOORDING COMMISSIES
Artikel 16 .
1.Het bestuur kan onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde bestuurstaken doen uitvoeren door commissie, die daartoe door het bestuur worden benoemd.
2.Het bestuur draagt ten opzichte van de ledenvergadering de volledige verantwoordelijkheid voor wat betreft alle door haar ingestelde commissies.
3.Het bestuur heeft de plicht die maatregelen te nemen die voor een goed functioneren van deze commissies noodzakelijk zijn. Verslag van de werkzaamheden van commissies dient in het verslag als bedoeld in artikel vier lid vijf van dit reglement te worden opgenomen.

WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel l7.
Tot wijziging van dit reglement kan alleen worden besloten in een algemene vergadering met tenminste tweederde der geldig uitgebrachte stemmen.

De goedkeuring van de Raad van Beheer is voor deze wijziging vereist.

SLOTBEPALING
Artikel 18.
In gevallen waarin dit reglement niet mocht voorzien of bij enig geschil over de toepassing hiervan, beslist in spoedeisende gevallen het bestuur, in andere gevallen de algemene vergadering. Ingeval de bepalingen van dit reglement een door het bestuur opgestelde lijst of document vereisen, zal het bestuur hiervoor zorg dragen. Deze kunnen tussentijds aangepast of aangevuld worden indien hiertoe reden bestaat. Wijzigingen in deze stukken zijn eerst van kracht na publicatie in het clubblad en op de website.

Het Huishoudelijk Reglement is vastgesteld door de oprichtingsvergadering van de Shih-Tzu Club Nederland op zeventien juni negentienhonderdnegentig.

Voor het laatst herzien juni 2015